Bölüm 3: Tablo, Grafik ve Çizim

Slaytlarımızın çekiciliğini arttırmak ve böylece eşlik ettikleri sunuda mesajların akılda kalırlığına daha çok katkıda bulunmalarını sağlamak için yapabileceğimiz düzenlemeler sadece metinleri biçimlendirmek veya metinlere madde işareti eklemekten ibaret değil. PowerPoint, slaytlarımıza tablo, grafik, örgüt kuruluş şeması, resim, film ve ses ekleme imkanı tanıdığı gibi, sınırlı da olsa verdiği çizim araçları ile slaytlarda kendi çizimlerimizi yapmamızı da sağlar.

PowerPoint, Windows’un Nesne Bağlama ve Yerleştirme  (OLE) modeli ile uyumlu bütün programlardan, o programların ürünlerini, örneğin bir Access tablosunu veya Excel grafiğini alabilir. Bu nesneler kendilerini oluşturan programlarda güncelleştirildiği taktirde, slaytı PowerPoint’te yeniden açtığınızda, slayttaki kopyasının da güncelleştirilmiş olduğunu göreceksiniz. PowerPoint 2000, Internet imkanlarından yararlanmanız veya bilgisayarınızdaki bir başka kaynağı kullanabilmeniz için, slaytlarınıza köprü (link) koymanıza da imkan verir.

Tablo

Herhangi bir bilginin sunuluşunda tablo, bilgilerin gruplandırılması, sıralanması ve böylece önemli eğilimlerin daha görünür hale gelmesi açısından etkili bir mimarî araçtır. Farklı gruplara ait rakam veya kavramların yanyana gösterilmesi, aralarındaki farkı ortaya çıkartır; öğrenmeyi kolaylaştırır. Bununla birlikte slaytlara çok fazla sütun ve satır içeren tablolar koyarsak, yazı tipi boyutu küçülebilir ve zor görülür; veya tabloda yer alan bilgilerin kavranması zorlaşabilir. Usta slayt tasarımcıları üçten fazla sütun ve dörtten fazla satır kullanmamaya özen gösterirler.

Bir slayta tablo eklemek için en kolay yol, Araç menüsünden Tablo aracını tıklamak ve açılacak kutuda arzu ettiğiniz kadar sütun ve satırıı taramaktır. Ekle menüsünden Tablo maddesini seçerek ve açılacak diyalog kutusunda istediğiniz sütun ve satır sayılarını seçerek Tamam düğmesini de tıklayabilirsiniz. Sunuya yeni bir slayt eklerken. bu slaytın tablo slaytı olarak biçimlendirilmesini de sağlayabilirsiniz.

<pp2000064.tif>

PowerPoint, yeni tablo oluşturduğunuz anda Tablolar ve Kenarlıklar araç çubuğunu da açacaktır. Bu çubuk, tabloyu seçtiğiniz her an görünür. Bir tabloyu oluşturduktan sonra satır sayısını arttırmak isterseniz, son satırda iken klavyede Sekme (Tab) tuşuna basmanız yeter. Yeni sütun eklemek için, Tablolar ve Kenarlıklar araç çubuğunda Tablo düğmesini tıklayın ve açılacak menüden  Sola Sütun Ekle veya Sağa Sütun Ekle maddesini seçin. Bu menüde bulunan Alta Satır Ekle ve Üste Satır ekle maddeleri ile tabloya yeni satırlar da ekleyebilirsiniz.

Oluşturduğunuz tablonun içtediğiniz hücresine klavye ile metin girebilir veya Windows Panosu’ndaki bir metni yapıştırabilirsiniz. Tablolar, bulundukları slaytın parçasıdır; dolayısıyla herhangi bir ögesini iki kere tıklayarak o ögeyi düzenlemeye imkan veren diyalog kutusunu veya araç çubuğunu açabilirsiniz. Bir sütun veya satır çok dar veya çok geniş ise, Mouse işaretçisi ile sütunun veya satırın sınır çizgisini sağa veya sola kaydırabilirsiniz. Mouse işaretçisi bir sütun veya satırın sınır çizgisi üzerinde iken iki tarafı oklu iki dik çizgi görünümünü alır.

Tabloların daha kolay anlaşılır hale getirilmesi için çeşitli biçim özelliklerini değiştirebilirsiniz. Tablo seçili iken, Biçim menüsünden Tablo maddesini seçerseniz, tablonun  çerçeve, dolgu ve metin kutuları özellikleriin topluca düzenleyebileceğiniz diyalog kutusu açılır. Tablolar ve Kenarlıklar araç çubuğunda da bu amaçla kullanabileceğiniz düğmeler vardır.

<pp2000065.tif>

Bu araç çubuğundaki düğmelerle, tablonunun bütün unsurlarının özellikleri tek-tek düzenlemeniz mümkündür.

Grafik

Tablolar uzadıkça veya rakamlar büyüdükçe işlevlerini yitirirler; bilginin özet olarak kavranması, unsurları arasındaki farkların algılanması zorlaşır. Bu durumda rakamların sırrını grafiklerle çözebiliriz. PowerPoint’te yeni bir grafik slaytı oluşturarak, mevcut bir slaytı grafik saltına dönüştürerek veya slaytın elverişmi bir yerine grafik ekleyerek, bu imkandan yararlanabilirsiniz.

Bunun için Ekle menüsünden Yeni Slayt maddesini seçerek veya araç çubuğunda Yeni simgesini tıklayarak yeni bir slayt oluşturmak istediğinizde açılan Otomatik Düzen diyalog kutusunda grafik slaytını seçebilirsiniz. Grafik, mevcut slaytta yer alacaksa, slaytın herhangi bir boş yerini sağ-tıklayarak açılacak menüden veya Ortak Görevler düğmesinin açacağı menüden Slayt Düzeni maddesini seçerek, slaytın otomatik biçimini değiştirebilirsiniz. Slaytta uygun genişlikte yer varsa, Ekle menüsünden Grafik maddesini de seçebilirsiniz. Yeni slayt veya mevcut slaytın slaytın otomatik biçimi değiştirme yollarını izlerseniz, PowerPoint, slaytta grafik alanını açar ve yeni grafik oluşturmak için yer tutucunu iki kere tıklamanızı bekler. Grafik simgesini iki kere tıkladığınızda PowerPoint örnek bir veri tablosu ve buna dayanan grafiği de oluşturur. Ekle menüsünden Grafik maddesini seçerseniz, PowerPoint örnek veri tablosunu ve grafiği kendiliğinden oluşturur.

<pp2000066.tif>

Bu örnek veri tablosu ve ona dayanan grafik, Ofis 2000 ailesinin  üyesi Microsoft Graph 2000 adlı araç tarafından oluşturulur. Daha sonra slaytta mevcut bir grafiği iki kere tıklayarak aynı aracı çalıştırabilirsiniz. Örnek tabloda istediğiniz hücrede istediğiniz değişikliği yapabilirsiniz; bu değişiklik örnek grafiğe anında yansıtılır. Örnek grafiği sağ tıklayarak ve açılacak menüden Grafik Türü maddesini seçerek, 14 ayrı standart (ve tür içinde 7 ayrı biçimde) veya 20 özel tür arasından seçim yapabilirsiniz.

Grafiklerini veri tablosunu PowerPoint içinde düzenleyerek oluşturabileceğiniz gibi, Excel’de oluştaracağınız tablo veya grafikleri de slaytlarınızda kullanabilirsiniz. Böylece Excel’in, PowerPoint içinde kullandığınız Microsoft Graph 2000 adlı araçtan çok daha fazla ve üstün imkanlarını kullanmış olursunuz. Bunun için Excel’de oluşturduğunuz grafiği seçin ve Windows panosuna kopyalayın, ve PowerPoint slaytına yapıştırın. Ayrıca PowerPoint grafiğinin temeli olan veri tablosunu da Word, Access veya Excel’de panoya kopyalayarak ve tabloya yapıştırarak, oluşturabilirsiniz. Bunun için önce örnek tablodaki bütün değerleri seçerek silmeniz gerekir.

PowerPoint’te bir grafiği seçtiğiniz anda, standart araç çubuğu, grafiği biçimlendirmenize elverişli araçlar içerir hale gelir. Bu çubuktaki Grafik Alanını Biçimlerdir düğmesini tıklayarak grafiğin çizgilerini, çerçeve ve renklerini ya da yazı türlerini düzenlemeniz mümkündür. Yine bu çubuktaki Dosya al düğmesi ile mevcut Excel, Lotus 123, Quatro Pro, SYLIK veya düz yazı dosyalarını alabilirsiniz. Düzyazı dosyalarında veri alanlarının virgül veya sekme ile ayrılmış olması gerekir.

<pp2000067.tif>

Araç çubuğundaki Grafik türü düğmesiyle, grafiğinizin 3 boyutlu veya iki boyutlu ve veriler açısından anlam taşıdığı taktirde pasta diliminden dikey vey yatay çubuklara kadar bir çok tür ve biçinden birine çevrilmesini sağlayabilirsiniz. Kimi zaman verilerin sütunlara göre (örneğin yıllar), kimi zaman da satırlara göre (örneğin masraf kalemleri) yapılması gerekebilir. PowerPoint’in grafiği oluştururken, gruplandırmayı sütune göre mi, yoksa satıra göre mi yapacağını araç çubuğundaki Satıra Göre veya sütuna Göre düğmelerini tıklayarak belirleyebilirsiniz.

Küçük resim, film ve ses

Slaytlara, dinleyicilere göstermek istediğiniz resim, fotoğraf ve videoları koyabileceğiniz gibi, kimi zaman sadece slaytın ilgi çekmesi veya içerdiği metne anlam kazandırması için de bu ögelerden yararlanabilirsiniz. Akıllı İçerik Sihirbazı ile örnek sunu oluşturduğumuz birinci bölümde Ofis 2000 ailesinin yardımcı üyelerinden Küçük Resim Galerisi aracını kullanarak, slaytlarımıza nasıl resim eklediğimizi görmüştük.

Boş bir şablonla yola çıktığımız sunularda bir slaytta resim koymak da aynı derecede kolaydır. Bunun için ya otomatik biçimlendirilmesi resimli bir yeni slayt seçerek işe başlayabilirsiniz, ya da mevcut slaytınızın türünü, Biçim menüsünden (veya slaytı sağ tıklayarak açılacak menüden) Slayt Düzeni maddesini seçerek, Metin ve Küçük Resim (ya da Küçük Resim ve Metin) olarak değiştirebilirsiniz. Yeni slaytta veya slaytınızın yeni biçiminde, resim yer tutucusunu iki kere tıklarsanız Küçük Resim Galerisi açılacaktır.

Resim içermeyen bir slaytta, resim konulabilecek elverişli alan varsa, çizim araç çubuğundaki resim düğmesini tıklayarak, veya Ekle menüsünden Küçük Resim maddesini seçerek, ya da herhangi bir dizindeki resim dosyasını Mouse işaretçisiyle sürüklüyerek slaytın içine bırakarak da slayta resim koyabilirsiniz.

<pp2000068.tif>

Slaytınıza eklediğiniz bir resmi sağ tıklayarak ve açılan menüden Resim Biçimlendir maddesini seçerek, resmin bir çok görünüm özelliğini ayarlamak mümkündür. Resim Biçimlendirme kutusunda Görüntü Denetimi, resimlerin türü ve niteliği ne olursa olsun slayt üzerindeki görünümünü kontrol etmenizi sağlar. Burada yapabileceğiniz tercihler arasındaki Fligran, resmin slayt zemininde dikkat çekici olmadan kullanılmasına imkan verir.

Asıl Slayt’a koyacağınız resim ise bütün slaytlarda görünür. Bu yolla örneğin bir firmanın yıllık raporuyla ilgisi sunuda, bütün slaytlara firmanın logosunu  koymak mümkündür.

Slaytlara film (video dosyası), ve ses de koyabilirsiniz. Bunu sağlamak için elverişli yer olan slayt seçili iken Ekle menüsünden Film ve Sesler maddesini seçin. Film ve sesler Galeri aracılığıyla seçilebileceği gibi, doğrudan bir dosyadan da alınabilir. Film ve seslerinizi Küçük Resim Galerisi’de alarak katalogladıysanız, bu kolay bir yoldur. Fakat PowerPoint aynı kolaylıkla sabit disklerinizdeki filmleri de alabilir. PowerPoint, sık kullanılan bütün sayısal video biçimlerini (AVI ve MOV gibi) tanır. Ayrıca Windows Media’nın akan media (streaming media, ASF) dosyalarını da kullanabilirsiniz. Filmleriniz Real Networks’ün Real Media (RA) biçiminde ise, PowerPoint gösteri sırasında Windows Media Player veya Real Player’ın yardımını isteyecektir. Bu durumda slayt gösterisi sırasında, slaytın üzerinde Media Player veya Real Player’ın kendi penceresi açılacaktır.

Video dosyasını slaytınıza yerleştirirken PowerPoint, bu videonun slayt gösterisi sırasında otomatik gösterilip gösterilmemesi konusunda onayınızı isteyecektir. Slayta yerleştirdiğiniz film nesnesini sağ tıklayarak, filmin diğer bazı özelliklerini de belirleyebilirsiniz.

<pp2000069.tif>

PowerPoint, güçlü bir ses kaydetme ve slayt gösterisi sırasında bunu  çalma imkanına da sahiptir. PowerPoint ayrıca sabit diskte bulunan bir sayısal ses kaydını (Galeri yoluyla ve doğrudan diskten) da alabilir. İsterseniz, slayt gösterisi sırasında bilgisayara takılı CD-ROM sürücüsüne yerleştirilmiş bir müzik CD’sinden de ses çalabilirsiniz.

Çizim

PowerPoint, işlevleri açısından bakınca bir grafik çizim ve düzenleme programı değildir; buna karşın slaytlarınıza özel çizim nesneleri kazandırabilmeniz için, yeterli grafik oluşturma ve düzenleme araçlarına da sahiptir. PowerPoint, değiştirmediyseniz, açıldığında Çizim araç çubuğunu penceresinin alt kenarında görüntüler.

<pp2000070.tif>

Otomatik Şekiller menüsünde, çizgi, bağlayıcı, temel şekil, akış çizelgesi, yıldızlar ve büyük başlıklar, belirtme çizgileri ve eylem düğmeleri şeklinhde gruplanmış yüze yakın, kullanılmaya hazır çizim bulacaksınız. Çizgi ve ok araçları ile slaytın üzerine kendi çizgilerinizi çizebilirsiniz. Çizim araç çubuğundaki diğer düğmeleri kullanarak kendi çizdiğiniz veya otomatik çizimler menüsünden seçtiğiniz şekilleri renklendirebilir; büyültebilir-küçültebilir ve döndürebilirsiniz. Çizgilerinizi veya şekillerinizi üç boyutlu yapmanız; üç boyutlu çizimlerin konumunu, ışık yönünü ve yüzey kaplama stilini belirlemeniz ve değiştirmeniz de mümkündür.

<pp2000071.tif>

Çizimleriniz ve otomatik şekilleri birlikte seçer ve Çizim yönetim menüsünden Gruplandır maddesini seçerseniz, PowerPoint seçili ögeleri bir grup haline getirir ve ortak denetlenmesini sağlar. gruplandırılan çizim ögelerinin boyutları ve diğer özellikle birlikte kontrol edilir.

Her yeni çizim, bir öncekinin önünde bir katmanda oluşturulur ve dolayısıyla arkasındaki unsuru örter. Çizim yönetim menüsünü kullanarak, nesneleri birbirinin önüne veya arkasına gönderebilirsiniz.

Çizimlerin renk, çizgi ve saydamlık özellikleri gibi çok daha fazla sayıda özelliğini belirlemek ve değiştirmek için çizim seçili iken Biçim menüsünden Renkler ve çizgiler maddesini seçebilirsiniz. Açılacak diyalog kutusunda, seçilen nesneye uygun  çok sayğıda denetlenebilir özellikle olduğunu göreceksiniz.

Bu arada Otomatik Şekil menüsündeki  Eylem Düğmeleri grubunda yer alan 12  çizimin diğer çizimlerden farkına kısaca değinelim. Bu düğmeler, PowerPoint  açısından ayrı bir önem taşırlar; çünkü bu şekiller, slayt gösterisi sırasında gerçekleşmesini istediğiniz komutları yerine getirmenizi sağlar. Bu şekillerden birini seçerek slayta yerleştirdiğinizde PowerPoint, bu şekil tıklandığında veya Mouse işaretçisi üzerine geldiğinde olmasını istediğiniz eylemi seçebileceğiniz bir diyalog kutusu açacaktır.

<pp2000072.tif>

Bu kutuda eylem düğmesinin yapmasını istediğiniz işi, çalıştırmasını istediğiniz komutu, programı veya makroyu ve çalmasını istediğiniz sesi seçebilirsiniz.